إدارة الخدمات المساندة

إدارة الخدمات المساندة تشرف على شئون العاملين، وتجهيز الأقسام بالمستلزمات اليومية، وحفظ وصيانة اللجنة.

كما تشرف على الحاسب الآلي من خلال تطوير العمل في أقل وقت ممكن وبأقل التكلفة، كما تقوم بإعداد الميزانية وإحكام الرقابة المالية على الأنشطة المتنوعة للجنة.

قسم شئون العاملين

هو أحد الأقسام الإدارية يقوم بدراسة وتقنين اللوائح والنظم الخاصة بشئون العاملين، ومتابعة حقوق وواجبات وإعداد التقارير الإدارية للإنتاجية والكفاءة.

·             أهداف القسم:

o           تنظيم دوامات وإجازات الموظفين والمتطوعين.

o           تنظيم ملفات العاملين.

o           تنظيم وتطبيق القوانين الإدارية.

o           إعداد التقارير الإدارية.

أولا ً : تنظيم دوامات وإجازات الموظفين والمتطوعين :  

1-       متابعة دوام الموظفين وعمل الإخطارات الخاصة بالغياب والتأخير وما يترتب على ذلك من قرارات.

2-       عمل ومتابعة كرت ساعة العمل دورياً لكل موظف ومتطوع في اللجنة.

3-       عمل تقرير شهري لأيام وساعات الدوام للموظفين والمتطوعين.

4-       تنظيم إجازات الموظفين والمتطوعين دورياً.

5-       تنظيم عملية الاستئذان.

 ثانياً : تنظيم ملفات العاملين :

6-       إعداد نظام خاص لحفظ الملفات الشخصية والملفات العادية لكل الموظفين والمتطوعين وترتيبها وتصنيفها.

7-   حفظ وتصنيف الجوازات الخاصة بالموظفين والمتطوعين وعمل إجراءات الإقامة وما يتعلق بها للموظفين والمتطوعين.

8-       إدخال جميع البيانات الخاصة بالموظفين والمتطوعين في الحاسب الآلي.

ثالثاً: تنظيم وتطبيق القوانين الإدارية:

9-       تطبيق اللوائح والنظم والقرارات والتعاميم المتعلقة بشؤون الموظفين والمتطوعين ومراقبة تنفيذها.

10-  إعداد مشروعات القرارات الإدارية التي تنظم العمل الإداري وتعميمها.

رابعاً : إعداد التقارير الإدارية :

1.   إعداد كشوف صرف المرتبات والعلاوات والبدلات والأجور الإضافية والمكافآت وكافة المستحقات للعاملين باللجنة.

2.         الإشراف على التقارير الشهرية للموظفين والمتطوعين.

قســـم التجهيــزات

هو أحد الأقسام الإدارية يشرف على صيانة وأمن وسلامة مرافق اللجنة كما يقوم بتوفير الخدمات العامة للجنة وأقسامها.

·             أهداف القسم:

o           الإشراف على صيانة مرافق اللجنة وأمنها.

o           توفير الخدمات والاتصالات.

أولا ً : الإشراف على صيانة مرافق اللجنة وأمنها :

1-       القيام بعمليات الصيانة للجنة والفروع والمكاتب.

2-       القيام بصيانة الأجهزة والمعدات في مرافق اللجنة.

3-       توفير الخدمات الأخرى لأجهزة ومعدات اللجنة.

4-       إعداد خطة عمل دورية للصيانة الشاملة لمرافق اللجنة.

5-       المحافظة على الأمن والسلامة داخل منشآت اللجنة.

ثانياً : توفير الخدمات والاتصالات:

6-       توفير احتياجات اللجنة من السائقين والسيارات وتوزيع مراسلات اللجنة دخل الكويت.

7-       توفير احتياجات اللجنة من المندوبين والفراشين وتوزيع مهامهم على الأقسام.

8-       تلقي طلبات وجبات الأنشطة والفطور الجماعي والحفلات وتجهيزها وتوصيلها إلى أماكنها.

9-       تخليص الطرود الجوية والبرية الخاصة باللجنة وكذلك إرسال الطرود البريدية.

10-  متابعة صناديق البريد باللجنة.

11-  المحافظة والصيانة لأجهزة الاتصال المختلفة من هواتف بدالات فاكسات وغيرها.

12-  تدقيق فواتير الهواتف والبدالات والفاكسات قبل اعتمادها من المحاسبة.

13-  ضبط استعمال مركبات اللجنة.

14-  صيانة سيارات اللجنة وباصاتها بشكل دوري والمحافظة على نظافتها الدائمة.

قسـم الحاسب الآلـي

ويهدف الحاسب الآلي إلى تطوير وانجاز أعمال اللجنة في أقصر وقت ممكن وبأقل تكلفة وقتية ومادية ، وذلك عن طريق استخدام الحاسب الآلي والعمل به في جميع أقسام اللجنة.

·             أهداف القسم:

o           تلمس احتياجات الأقسام من أجهزة وبرامج ونظم آلية.

o           وضع نظام متابعة لإدخال وطباعة وسلامة المعلومات.

o           صيانة الأجهزة والبرامج مع تقديم التقارير الدورية بذلك.

o           تنظيم دورات للبرمجة وإدخال البيانات لجميع الجاليات على مستوى عال

أولا ً : تلمس احتياجات الأقسام من أجهزة وبرامج ونظم آلية:

1-             دراسة جدوى تنفيذ أي نظام آلي في اللجنة.

2-             وضع خطة للتنفيذ حسب الأولويات.

3-             القيام بدراسة وتنفيذ المراحل التطورية للنظم الآلية.

4-             متابعة التطورات الحديثة في مجال الحاسب الآلي.

5-             دراسة وضع نظام حفظ الوثائق واسترجاعها.

ثانياً : نظام متابعة لإدخال وطباعة وسلامة المعلومات:

1-             وضع نظام متابعة لصيانة الأجهزة.

2-             عمل نسخ احتياطية من البرامج والبيانات من خلال الورق والاسطوانات

ثالثاً : صيانة الأجهزة والبرامج مع تقديم التقارير الدورية بذلك :

1-             اتخاذ كافة الاحتياطات اللازمة لحماية الأجهزة ومحتوياتها من البيانات والمعلومات.

2-             اختيار أفضل وسائل الإدخال والإخراج من طابعات وشاشات وغيرها.

3-             وضع الضوابط الخاصة بسلامة الأجهزة.

قسـم المحاسبة

يقوم هذا القسم بتسجيل وتدقيق البيانات وإعداد الميزانية والتقارير وإحكام الرقابة المالية على الأنشطة المتنوعة للجنة.

·             أهداف القسـم:

o           تنظيم عمليات الصرف.

o           إعداد الحسابات الختامية والتقارير المختلفة.

o           تنظيم عملية المحاسبة ونظام التدقيق الداخلي.

o           إدارة عمليات الصندوق.

أولاً : تنظيم عمليات الصرف.

1-             متابعة الصرف على بنود الميزانية (الخطة) بحيث لا تتجاوز الاعتمادات المخصصة في الميزانية.

2-             مراجعة خطة الأقسام ماليا قبل إقرارها.

3-             تحليل المصروفات.

4-             إجراء المناقلات من بند فيه وفر بند آخر فيه عجز من نفي الباب.

ثانياً: إعداد الحسابات الختامية والتقارير المختلفة:

1-             إعداد التقارير الخاصة بالناحية المالية للجنة.

2-             تحليل الإيرادات والمصروفات على فترات دورية.

3-             عمل التحليلات المالية الأخرى اللازمة (التقرير الشهري والسنوي).

ثالثاً: تنظيم عملية المحاسبة ونظام التدقيق الداخلي:

1-       مسك دفاتر وسجلات محاسبية منتظمة.

2-       وضع نظام محاسبة وتدقيق داخلي متكامل.

3-       صرف مرتبات ومستحقات العاملين في اللجنة ومتابعة ما للجنة لدى الغير وما عليها.

4-   الصرف على المشتريات والحاجيات الخاصة باللجنة بعد اعتماد طلب الشراء النقدي من قبل مدير الخدمات المساندة، وتسوية كشف البنك.

5-       إعداد الحسابات الختامية وتقديمها للمسئولين.

رابعاً : إدارة عمليات الصندوق:

1-       تحصيل أموال الزكاة والصدقات على مدار الساعة وإيداعها في الصندوق ومن ثم البنك.

2-       تسليم المساعدات والمكافآت النقدية والشيكات إلى الشركات والمستحقين من الأفراد.