إدارات واقسام اللجنة

رابعا : إعداد التقارير الادارية :
اعداد كشوف صرف المرتبات والعلاوات والبدلات والأجور الاضافية والمكافآت وكافة المستحقات للعاملين باللجنة .
الإشراف على التقارير الشهرية للموظفين والمتطوعين .

التجهيزات :
هو احد الأقسام الادارية يشرف على صيانة وامن وسلامة مرافق اللجنة كما يقوم بتوفير الخدمات العامة للجنة وأقسامها .
 أهداف القسم :
الاشراف على صيانة مرافق اللجنة وأمنها .
توفير الخدمات والاتصالات .

أولا : الاشراف على صيانة مرافق اللجنة وأمنها :
القيام بعمليات الصيانة للجنة والفروع والمكاتب .
القيام بصيانة الأجهزة والمعدات في مرافق اللجنة .
توفير الخدمات الأخرى لأجهزة ومعدات اللجنة .
اعداد خطة عمل دورية للصيانة الشاملة لمرافق اللجنة .
المحافظة على الأمن والسلامة داخل منشآت اللجنة .

ثانيا : توفير الخدمات والاتصالات :
توفير احتيجات اللجنة من السواقين والسيارات وتوزيع مراسلات اللجنة داخل الكويت .
توفير احتيجات اللجنة من المندوبين والفراشين وتوزيع مهامهم على الأقسام .
تلقي طلبات وجبات الأنشطة والفطولر الجماعي والحفلات ونجهيزها وتوصيلها الى اماكنها.
تخليص الطرود الجوية والبرية الخاصة باللجنة وكذلك ارسال الطرود البريدية .
متابعة صناديق البريد باللجنة .
المحافظة والصيانة لأجهزة الاتصال المختلفة من هواتف بدالات فاكسات وبيجرات وغيرها.
تدقيق فواتير الهواتف والبدالات والفاكسات قبل اعتمادها من المحاسبة .
ضبط استعمال مركبات اللجنة .
صيانة سيارات اللجنة وباصاتها بشكل دوري والمحافظة على نظافتها الدائمة .
الحاسب الآلي :
ويهدف الحاسب الالي الى تطوير وانجاز أعمال اللجنة في أقصر وقت ممكن وبأقل تكلفة وقتية ومادية، وذلك عن طريق استخدام الحاسب الآلي والعمل به في جميع أقسام اللجنة .
أهداف القسم :
تلمس احتياجات الأقسام من أجهزة وبرامج ونظم آلية .
وضع نظام متابعة لدخال وطباعة وسلامة المعلومات .
صيانة الأجهزة والبرامج مع تقديم التقارير الدورية بذلك .

أولا : تلمس احتياجات الأقسام من أجهزة وبرامج ونظم آلية :
دراسة جدوى تنفيذ أي نظام آلي في اللجنة .
وضع خطة للتنفيذ حسب الأولويات .
القيام بدراسة وتنفيذ المراحل التطورية للنظم الألية .
متابعة التطورات الحديثة في مجال الحاسب الآلي .
دراسة وضع نظام حفظ الوثائق واسترجاعها .

ثانيا : نظام متابعة لإدخال وطباعة وسلامة المعلومات :
وضع نظام متابعة لصيانة الأجهزة .
عمل نسخ احتياطية من البرامج والبيانات من خلال الورق والاسطوانات ثالثا : صيانة الأجهزة والبرامج ممع تقديم التقارير الدورية بذلك :
اتخاذ كافة الاحتياطات اللازمة لحماية الأجهزة ومحتوياتها من البيانات والمعلومات ز
اختيار أفضل وسائل الإدخال والإخراج من طابعات وشاشات وغيرها .
وضع الضوابط الخاصة بسلامة الأجهزة .

المحاسبة :
يقوم هذا القسم بتسجيل وتدقيق البيانات وإعداد الميزانية والتقارير وإحكام الرقابة المالية على الأنشطة المتنوعة للجنة .
 أهداف القسم :
أولاً : تنظيم عمليات الصرف :
إعداد الحاسبات الختامية والتقارير المختلفة .
تنظيم عملية المحاسبة ونظام التدقيق الداخلي .
إدارة عمليات الصندوق .
تنظيم عملية الصرف :
متابعة الصرف على بنود الميزانية (الخطة) بحيث لا تتجاوز الاعتمادات المخصصة في الميزانية.
مراجعة خطة القسام ماليا قبل إقرارها .
تحليل المصروفات .
إجراء المناقلات من بند فيه وفرالي  بند آخر فيه عجز .

ثانيا : إعداد الحسابات الختامية والتقارير المختلفة :
إعداد التقارير الخاصة بالناحية المالية للجنة .
تحليل الإيرادا ت والمصروفات على فترات دورية .
عمل التحليلات المالية الأخرى اللازمة (التقرير الشهري والسنوي ) .

ثالثا : تنظيم عملية المحاسبة ونظام التدقيق الداخلي:
مسك دفاتر وسجلات محاسبية منتظمة .
وضع نظام محاسبة وتدقيق داخلى متكامل .
صرف مرتبات ومستحقات العاملين في اللجنة ومتابعة ما للجنة لدى الغير وما عليها وتسوية كشف البنك .
إعداد الحسابات الختامية وتقديمها للمسؤولين .

رابعا : إدراة عمليات الصندوق :
تحصيل أموال الزكاة والصدقات وعلى مدار الساعة وإيداعها في الصندوق ومن ثم البنك .
تسليم المساعدات والمكافآت النقدية والشيكات الى الشركات والمستحقين والأفراد .
صرف على المشتريات والحاجيات الخاصة باللجنة بعد اعتماد طلب الشراء النقدي من قبل مدير الخدمات المساندة .

 

1  2  3 4 5